美国作为联邦制国家，就业法规复杂多变。企业若想在美国雇佣员工，或是将外国员工划入美国当地企业的管辖范围，则需要了解相关税务法规及文件。W2 表作为该国家的劳动文件的基本之一，企业雇主需要深刻理解其意义，避免违反相关合规问题。
INS Global 将会为您介绍 W2 表的相关细节，理清其相关责任与重要性。
何谓 W2 表？
w-2 表（“工资和税单”）是美国国税局（IRS）要求企业报告其员工年度薪资和其中预扣税金额的正式文件。
员工的收入、薪资税务等责任信息都会在该文件中写明，并计算税款与社会保险缴纳金额。同时，作为参照，IRS 通过 w-2 表来确定是否存在错误和未申报的收入，以便进行进一步的调查。
W2 雇员的定义
W-2雇员，通常指的是为雇主工作并收取固定工资或时薪的人，这包括那些工资中有预扣税的全职或兼职员工。
W-2 雇员也被称作传统雇员，是为雇主工作、领取固定薪资或小时薪资的个人（包括兼职）。其中需要预扣劳动者的税款。
W-2 相当于美国的“五险一金”，让员工能够享受医疗保险、退休计划和企业提供的多种福利待遇。
W-2 表不适用于独立承包商（Independent contractors），适用于独立承包商的是1099-NEC 表。
2 种国税局 W2 表
W-2 雇主副本与 W-2 雇员副本构成了该表的两种不同类型。
雇员的版本用于提交个人所得税，而雇主的版本主要作为保留记录。
两种表格均包含雇员的工资、预扣税金额与其他细节。
W2 表格有多种用途
记录雇员的收入情况与其纳税义务是 W-2 表的主要用途
雇主提交 W-2 表，向美国国税局报告雇员工资与预扣税款；员工提交该表申报所在州与联邦的所得税。W-2 表的副本也被用作抵押贷款机构或政府机构的信息核实文件。
W2 表适用人群
企业从事贸易、商业活动的，支付其雇员薪酬为现金或非现金的，只要有雇员在美国工作，企业都应为该员工填报 W-2 表。
若跨国公司在美国境内有人事安排，W-2 表是其应了解的基本内容之一，任何问题都可能延缓企业扩张进程，阻碍企业的业务开展。
W2 表提交日期
每年的 1 月 31 日是 W-2 表的提交截止日期。应包括上一个纳税年（1 月 1 日至 12 月 31 日）的所有报税款项，同时雇主需向员工提供 W-2 表副本，并交给社会保障署（SSA）。员工需要在当年四月申报个人所得税，企业预留的时间有助于员工的工作规划。
根据每个州的不同要求，其具体提交截止日期也可能不同。
错过提交期限
若在期限前未提交 W-2 表，则可能算作违法，并受到美国国税局的罚款。
罚款金额由每份 50-60 美元起，最高为 630 美元（根据数量和逾期天数）。遵守相关规定，准时提交表格，能为企业免去这些不必要的罚款。充裕的时间也可助企业及时修改相关内容错误。为加快流程，避免错误和纰漏，企业可以寻求第三方专业人士的帮助。
W2 表填写指南
① 电子在线申报
雇主可以通过社会保障署（SSA）的 Business Services Online (BSO) 进行高效率的电子申报。
- 在该网站上建立账户。
- 根据页面说明，输入必要的相关信息，其中包括雇员的社会保障号码（SSN），薪资与预扣税金额
- 仔细核对检查信息后提交。（该方式不支持修改表格内容）
② 邮件投递提交
雇主也可以通过书面邮件的方式提交 W-2 表格，但流程较长，过程较为复杂。雇主需要计算可能的递送时间，以免延误进程。
- 向国税局或其授权商索要一份正式的，包含多个附件的 W-2 表文件包，并按规
定填写。
- 根据表格要求，汇总并填写每位员工的必要信息。
- 支付邮资，计算路程时间，将 W-2 表格与文件打包寄送至 SSA 提供的指定地址（一般为位于宾夕法尼亚州的办事处）。
W2 表内容含义
W-2 表上有许多方格，每个方格的含义简介如下：
- 第 A-F 格（雇主或雇员的详细信息）：若员工已经申请但尚未获得社会安全号码（SSN），请标注“已申请”。
- 第 1 格（薪资、小费、其他收入）：填写雇员的应纳税工资总额。
- 第 2 格（联邦所得税）：填写雇主为雇员工资中的代缴的联邦所得税金额。
- 第 3 格（社会保障工资）：填写需缴纳的社会保障税的工资总额。
- 第 4 格（社会保障税）：填写扣缴的社会保障税金额。
- 第 5 格（医疗保险工资）：此处填写需要缴纳医疗保险税的总额。
- 第 6 格（医疗保险税）：此处填写预扣的医疗保险税额。
第 7-14 格并非适用于普遍情况。
- 第 7 格（需要缴纳社保税的小费收入）：填写需要缴纳社会保障税的小费数额。
- 第 8 格（雇主分配的小费收入）：天蝎雇主分配给雇员的小费数额。
- 第9 格：无需填写。
- 第 10 栏（被扶养人福利）：填写雇主支付或产生的被扶养人福利总额。
- 第 11 格（非合格递延补偿计划）：填写非合格递延补偿计划的分配情况，包括可视为雇员薪资的金额。
- 第 12 格（代码 A 至 DD）：包含不同类型的补贴或福利代码，如退休计划缴款、医疗福利和其他相关福利。
- 第 13 格（复选框）：包含法定雇员、退休计划和第三方病假工资的复选框。
- 第 14 格（其他）：雇主填写报告其他信息，如州预扣残疾保险税或工会费。
- 第 15-20 格（州税和地方税）：取决于地方当局的具体要求，根据相关税务信息填写。
部分与员工无关的空格（包括第 9 格）应保持为空。
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